Aufgaben im Ballkomitee – wer macht was?
Eine klare Aufgabenverteilung ist der Schlüssel zum Erfolg. Hier findet ihr einen Überblick über alle Bereiche und was in jedem Bereich zu tun ist.
Bereiche und Zuständigkeiten
Gesamtkoordination (Obmann/Obfrau)
- Überblick über alle Bereiche behalten
- Sitzungen einberufen und moderieren
- Ansprechperson für Location, Schule und externe Partner
- Konflikte im Team lösen
- Fristen und Deadlines überwachen
Finanzen
- Budget erstellen und aktuell halten
- Alle Einnahmen und Ausgaben dokumentieren
- Rechnungen bezahlen und Belege sammeln
- Sponsoring-Gelder verwalten
- Ticketeinnahmen kontrollieren
- Abschlussabrechnung erstellen
Sponsoring
- Sponsorenmappe erstellen
- Sponsoren recherchieren und kontaktieren
- Vereinbarungen schriftlich festhalten
- Gegenleistungen koordinieren und erfüllen
- Sponsoren nach dem Ball danken
Location & Technik
- Location suchen, besichtigen und buchen
- Technik-Anforderungen klären (Licht, Ton, Bühne)
- Aufbau und Abbau koordinieren
- Garderobe organisieren
Programm & Entertainment
- Ablauf planen
- DJ/Band buchen
- Eröffnungstanz organisieren
- Mitternachtseinlage planen
- Moderation organisieren
Marketing & Kommunikation
Tickets & Einlass
- Ticketverkauf organisieren
- Gästeliste führen
- Einlass planen und Team briefen
- Security koordinieren
Dekoration
- Deko-Konzept passend zum Motto entwickeln
- Material beschaffen
- Aufbau am Balltag koordinieren
- Helfer:innen für Auf- und Abbau einteilen
Tipps für effektive Aufgabenverteilung
- Jede:r hat maximal 1–2 Hauptverantwortungen
- Aufgaben schriftlich festhalten
- Regelmäßig den Status in Sitzungen besprechen
- Vertretungsregelung für jeden Bereich definieren