Schulball Budget – so plant ihr eure Finanzen
Ein solides Budget ist das Fundament eures Schulballs. Hier erfahrt ihr, wie ihr alle Einnahmen und Ausgaben realistisch kalkuliert und finanzielle Überraschungen vermeidet.
Budgetplanung in 5 Schritten
- Ausgaben auflisten: Sammelt alle Kostenpositionen – von der Location bis zu den Eintrittsbändern
- Einnahmen schätzen: Ticketverkauf, Sponsoring, Tombola, Bar-Beteiligung
- Break-even berechnen: Wie viele Tickets müsst ihr mindestens verkaufen?
- Puffer einplanen: 10–15% für Unvorhergesehenes
- Laufend aktualisieren: Budget ist kein einmaliges Dokument – passt es regelmäßig an
Einnahmen realistisch planen
Eure Einnahmen setzen sich typischerweise so zusammen:
| Einnahmequelle | Anteil | Typisch |
|---|---|---|
| Ticketverkauf | 50–70% | 5.000–15.000 € |
| Sponsoring | 20–35% | 2.000–8.000 € |
| Sonstiges (Tombola, Bar) | 5–15% | 500–2.000 € |
Wichtig: Kalkuliert bei den Einnahmen konservativ. Besser, ihr plant mit 80% eurer erwarteten Ticketverkäufe als mit 100%.
Ausgaben im Überblick
Die wichtigsten Kostenpositionen:
- Location (Miete, Nebenkosten, Reinigung)
- Catering (Buffet oder Service, Getränke)
- Musik (DJ, Band, AKM-Gebühren)
- Technik (Licht, Ton, Bühne)
- Security
- Dekoration
- Werbung (Plakate, Flyer, Online)
- Druck (Tickets, Programmheft)
- Versicherung
- Fotograf:in
- Garderobe
- Sonstiges (Eintrittsbänder, Taxi-Gutscheine, etc.)
Break-even: Die wichtigste Zahl
Der Break-even-Punkt sagt euch, ab welcher Besucherzahl ihr keine Verluste mehr macht. Berechnung:
Break-even = (Gesamtkosten – Sponsoring) ÷ Ticketpreis
Nutzt unseren Break-even-Rechner für eine schnelle Berechnung.
Budget-Vorlage
Auf unserer Vorlagen-Seite findet ihr eine kostenlose Budget-Vorlage zum Download. Alternativ könnt ihr unseren interaktiven Budgetrechner nutzen.
Tipps für die Budgetverwaltung
- Legt ein eigenes Konto oder eine Kassa für den Ball an
- Sammelt alle Belege und Rechnungen
- Aktualisiert das Budget mindestens monatlich
- Informiert das gesamte Komitee über den aktuellen Stand
- Zahlt größere Beträge nur gegen Rechnung
- Behaltet immer den Break-even im Blick