Schulball Checkliste – nichts vergessen
Mit dieser Checkliste behaltet ihr den Überblick über alle Aufgaben bei der Schulball-Organisation. Von der ersten Idee bis zur Nachbereitung – Schritt für Schritt.
Interaktive Checkliste verwenden
Unsere interaktive Version könnt ihr direkt online abhaken. Euer Fortschritt wird gespeichert.
Zur interaktiven Checkliste →12 Monate vorher
- Ballkomitee bilden und Aufgaben verteilen
- Balltermin festlegen
- Budget grob erstellen
- Location-Recherche starten
- Schulleitung informieren und Genehmigung einholen
9 Monate vorher
- Location besichtigen und buchen
- Budget detailliert ausarbeiten
- Sponsoring-Pakete definieren
- Sponsorenmappe erstellen
- Sponsoren-Akquise starten
- Motto/Thema festlegen
6 Monate vorher
- DJ/Band buchen
- Catering anfragen und vergleichen
- Technik (Licht/Ton) anfragen
- Security organisieren
- Programm grob planen
- Ticketpreis festlegen
- Versicherung abschließen
3 Monate vorher
- Plakate und Einladungen gestalten
- Social-Media-Kanäle starten
- Ticketverkauf vorbereiten
- Dekoration planen
- Programmdetails fixieren
- Eröffnungstanz planen und Proben starten
- Garderobe organisieren
1 Monat vorher
- Ticketvorverkauf starten
- Werbung intensivieren
- Sitzplan/Tischplan erstellen
- Ablaufplan für den Abend erstellen
- Team-Briefing durchführen
- Alle Verträge nochmals prüfen
- Notfallplan erstellen
1 Woche vorher
- Letzte Abstimmung mit Location
- Technik-Check vor Ort
- Deko-Material bereitstellen
- Gästeliste finalisieren
- Einlass-Team briefen
- Alle Helfer:innen nochmals bestätigen
Balltag
- Früh vor Ort sein (Aufbau)
- Technik testen
- Dekoration aufbauen
- Team-Positionen zuweisen
- Garderobe aufbauen
- Einlass vorbereiten
- Ablauf mit DJ/Moderator besprechen
Nach dem Ball
- Abbau und Reinigung
- Location übergeben und Schlüssel zurückgeben
- Finanzen abrechnen
- Sponsoren danken
- Helfer:innen danken
- Fotos und Ergebnisse teilen
- Abschlussbericht für die Schule erstellen