Schulball Zeitplan – wann muss was erledigt sein?
Ein klarer Zeitplan hilft eurem Ballkomitee, den Überblick zu behalten. Hier findet ihr einen bewährten 12-Monats-Plan für die Schulball-Organisation.
12 Monate vorher: Grundstein legen
- Ballkomitee bilden und Rollen verteilen
- Balltermin festlegen (Achtung: Schulkalender, andere Bälle, Ferien)
- Grobes Budget erstellen
- Location-Recherche beginnen
- Schulleitung informieren und Genehmigung einholen
9–10 Monate vorher: Die großen Entscheidungen
- Location besichtigen und verbindlich buchen
- Budget detailliert ausarbeiten
- Motto/Thema entscheiden
- Sponsoring-Pakete erarbeiten und Sponsorenmappe erstellen
- Erste Sponsoren kontaktieren
6–8 Monate vorher: Dienstleister buchen
- DJ oder Band buchen
- Catering-Angebote einholen und vergleichen
- Technik (Licht, Ton, Bühne) anfragen
- Security buchen
- Veranstaltungshaftpflicht abschließen
- Programmkonzept erarbeiten
- Ticketpreis kalkulieren
3–5 Monate vorher: Marketing starten
- Social-Media-Kanäle einrichten
- Plakate und Einladungen gestalten
- Erste Postings veröffentlichen
- Dekoration planen und Material beschaffen
- Programmdetails fixieren (Mitternachtseinlage, Tombola)
- Eröffnungstanz-Proben beginnen
- Ticketverkauf technisch vorbereiten
1–2 Monate vorher: Vorverkauf & Feinschliff
- Ticketvorverkauf starten
- Werbung intensivieren
- Sitz-/Tischplan erstellen
- Detaillierten Ablaufplan für den Abend schreiben
- Garderobe organisieren
- Helfer:innen für den Abend einteilen
- Verträge und Buchungen final bestätigen
1–2 Wochen vorher: Endspurt
- Finale Abstimmung mit Location und Dienstleistern
- Technik-Check vor Ort
- Gästeliste finalisieren
- Einlass-Team briefen
- Deko-Material bereitlegen
- Alle Helfer:innen nochmals bestätigen
- Generalprobe für Eröffnung und Einlagen
Balltag
- Aufbau (möglichst früh beginnen)
- Technik testen (Ton, Licht, Mikrofon)
- Dekoration fertigstellen
- Team-Besprechung vor dem Einlass
- Einlass öffnen und genießen!
Nach dem Ball
- Abbau und Reinigung der Location
- Finanzen komplett abrechnen
- Danke-Mails an Sponsoren und Helfer:innen
- Fotos aufbereiten und teilen
- Abschlussbericht für die Schule
- Überschuss verwenden (Maturareise, Spende, etc.)
Nutzt unsere interaktive Checkliste zum Abhaken oder schaut euch den detaillierten 12-Monats-Plan an.