Schulball Gästeliste – Überblick behalten
Eine gut geführte Gästeliste ist die Grundlage für euren Einlass und hilft euch bei der Planung. Hier erfahrt ihr, wie ihr sie effizient verwaltet.
Digitale vs. analoge Gästeliste
| Methode | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Online-Ticketing (automatisch) | Immer aktuell, kein Aufwand | Nur für Online-Käufe |
| Excel/Google Sheets | Flexibel, teilbar | Manueller Aufwand |
| Papierliste | Kein Technik nötig | Unübersichtlich, Fehleranfällig |
Empfehlung: Nutzt eine Online-Ticketing-Lösung, die eure Gästeliste automatisch erstellt.
Was gehört auf die Gästeliste?
- Name des Gastes
- Ticketkategorie (Standard, VIP, etc.)
- Bezahlstatus (bezahlt/offen)
- Tisch-/Sitzplatzzuordnung (falls vorhanden)
- Besonderheiten (Ehrengast, Sponsor, etc.)
Gästeliste am Ballabend
- Aktuelle Version ausdrucken (auch bei digitaler Lösung als Backup)
- Alphabetisch sortiert
- Mehrere Exemplare am Eingang
- Markierung für bereits eingelassene Gäste
Tipps
- Gästeliste 2 Tage vor dem Ball finalisieren
- Freikarten und Ehrengäste separat vermerken
- Helfer:innen und Security auf einer eigenen Liste
- Bei Problemen: Ansprechperson im Komitee, die Sonderfälle klären kann