Kuchenbuffet & Bar am Ball – Einnahmen-Booster für eure Klassenkasse

Das Kuchenbuffet und die eigene Spritzerbar sind die profitabelsten Einnahmequellen des gesamten Ballabends. Da Eltern und Schüler die Mehlspeisen spenden, fließen die Einnahmen zu 100 % in euren Reingewinn für die Maturareise. Hier findet ihr die Elternbrief-Vorlage und Faustformeln für die Bar.

Elternbrief: Vorlage für Kuchen- & Mehlspeisenspenden

Verschickt diesen Brief spätestens 4 Wochen vor dem Ball per E-Mail, Schul-App (z. B. WebUntis / EduPage) oder ausgedruckt an alle Eltern der Abschlussklassen:

Liebe Eltern und Erziehungsberechtigte der Maturaklassen! Die Vorbereitungen für unseren Maturaball am [Datum] im [Location] laufen auf Hochtouren! Um unsere Ballkasse und die gemeinsame Maturareise zu unterstützen, veranstalten wir am Ballabend wieder unser traditionelles Kuchen- und Snackbuffet. Der Erlös des Buffets kommt zu 100 % unserem Maturajahrgang zugute! Damit wir eine vielfältige Auswahl an Mehlspeisen und herzhaften Snacks anbieten können, bitten wir Sie herzlich um Ihre geschätzte Unterstützung in Form einer Spende: - Kuchen, Torten, Schnitten oder Muffins - Vegane oder laktose-/glutenfreie Mehlspeisen - Pikante Snacks (z. B. Pizzaschnecken, pikante Strudel, Käsegebäck) Wichtige Hinweise für die Abgabe: 1. Bitte geben Sie Ihre Spende am Balltag zwischen [Uhrzeit, z. B. 14:00 und 17:00 Uhr] direkt im Foyer / an der Buffet-Theke ab. 2. Bitte beschriften Sie Kuchenbehälter und Platten mit Ihrem Namen und der Klasse Ihres Kindes, damit wir Ihnen diese nach dem Ball verlässlich zurückgeben können. 3. Bitte legen Sie einen kleinen Zettel bei, auf dem die wichtigsten Zutaten bzw. Allergene vermerkt sind (v. a. Nüsse, Milchprodukte, Weizen/Gluten). Zur besseren Koordination bitten wir Sie, sich kurz in unsere Online-Liste einzutragen: [Link zur Online-Tabelle, z. B. Google Sheets / Nuudel] Wir bedanken uns schon jetzt herzlich für Ihr Engagement und freuen uns auf eine rauschende Ballnacht mit Ihnen! Herzliche Grüße, Das Ballkomitee der Maturaklassen

Allergen-Kennzeichnung in Österreich: Was muss aufs Schild?

Laut österreichischer Allergeninformationsverordnung müssen Gäste über die 14 Hauptallergene informiert werden. Stellt kleine Aufsteller oder Kärtchen vor die Kuchen mit diesen Buchstaben:

A

Glutenhaltiges Getreide

Weizen, Dinkel, Roggen

C

Ei

Hühnerei / Eischnee

G

Milch & Laktose

Butter, Schlagobers, Topfen

H

Schalenfrüchte / Nüsse

Haselnüsse, Walnüsse, Mandeln

Faustformel: Getränkekalkulation für die Spritzerbar (pro 100 Gäste)

Dürft ihr eigene Bars betreiben? Dann bestellt Getränke immer auf Kommission (Kauf auf Rechnung mit Rückgaberecht für ungeöffnete Kisten bei regionalen Weinhändlern oder Brauereien):

Getränk Menge pro 100 Gäste Kalkulations-Tipp
Weißwein (für Spritzer) 40 bis 50 Flaschen (à 0,75 l / 1 l) Grüner Veltliner oder Welschriesling im Doppeliter / 1-Liter-Gebinde ist preiswert und schmeckt frisch.
Mineralwasser (prickelnd) 50 bis 60 Liter Mehr Wasser als Wein einplanen, da Spritzer im Verhältnis 50:50 oder 40:60 gemischt werden.
Bier (Fass oder 0,33 l Flaschen) 80 bis 120 Flaschen 0,33 l Flaschen vermeiden Schankverluste und Schaumprobleme an provisorischen Theken.
Alkoholfrei (Cola, Eistee, Red Bull) 40 bis 60 Liter Energy Drinks sind bei jüngeren Gästen an der Disco-Bar der Umsatztreiber Nummer 1.
Becher / Gläser 200 bis 250 Stück (Mehrweg) Pfandbecher (z. B. 1–2 Euro Pfand) verhindern Scherben und sichern zusätzliches Einnahmenpolster.

Häufige Fragen

Wie viel Geld bringt ein Kuchenbuffet beim Maturaball ein?

Da die Kuchen, Torten und pikanten Snacks von Eltern gespendet werden, liegt die Gewinnmarge bei nahezu 100 %. Ein gut organisiertes Kuchenbuffet auf einem Ball mit 800 bis 1.500 Gästen bringt erfahrungsgemäß 1.200 bis 3.000 Euro reinen Gewinn für die Klassenkasse ein.

Müssen Allergene beim Kuchenbuffet gekennzeichnet werden?

Ja, in Österreich gilt die Allergeninformationsverordnung. Es genügt eine gut sichtbare Beschriftung direkt am Buffet (z. B. kleine Kärtchen vor jedem Kuchen mit den Buchstabencodes A für Gluten, C für Ei, G für Milch/Laktose, H für Schalenfrüchte/Nüsse).

Wie viele Kuchenspenden braucht man für einen Schulball?

Als Faustregel gilt: Pro 25 bis 30 Ballgäste sollte eine ganze Torte oder ein Kuchenblech eingeplant werden. Bei 1.000 Gästen sind das ca. 35 bis 45 Kuchen sowie pikante Snacks (z. B. Schinkenrollen, Blätterteigschnecken).

Wie viel Wein und Spritzer sollte man für die Bar einkalkulieren?

Für eine eigene Spritzerbar kalkuliert man ca. 0,4 bis 0,6 Liter Wein (entspricht ca. 4 bis 5 Spritzern à 0,25 l) sowie 0,5 Liter Mineralwasser pro volljährigem Gast. Bei 800 Gästen empfiehlt sich die Vorbestellung auf Kommission (ungeöffnete Kisten können retourniert werden).

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